تنظيم وإدارة الفعاليَّات
من الأولويات الرئيسة لأي منظمة الوصول إلى قطاع عريض مـن جمهورها المستهدف والتعريف بأنشطتها وأهدافها وخدماتها. وبلوغ هذه الأولوية لا يتحقق بالإعلانات الترويجية وحدها. بل يحتاج بالضرورة لتنظيم الكثير من الفعاليات الجماهيرية المباشرة. مثل: المؤتمرات أو الندوات أو ورش العمل. ومن هنا أصبحت هذه الفعاليات واحدة من أهم الأنشطة على جدول أعمال الكثير من المنظمات الرسمية والخاصة.
لكن تنظيم الفعاليات بصورته المجردة ليس هو المقصود وإنما التنظيم الجيد والمحكم للحدث. والذي ينتج عن فهم أعمق واحترافية كبرى في تخطيط وإدارة مثل هذه الأحداث المهمة. ولذلك تعتبر خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات من الأنشطة الحيوية التي يتزايد عليها الطلب في العصر الحديث. وهو ما نتج عنه تخصص بعض الشركات في هذا النشاط على وجه التحديد لتلبية الطلب المتزايد عليه.. ومنها سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media.
فكرة خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات من سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media
تتمحور خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات الخاصة بسمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media حول تنفيذ أنشطة فعالة ومتكاملة ذات صلة بكافة تفاصيل الحدث. وبأدوات تقنية وإعلامية وإدارية احترافية تتواءم مع التطورات التكنولوجية والعلمية والمهنية في هذه المجالات من كافة الجوانب. وبما يهدف لخروج الفعالية بأعلى مستوى من الجودة والتميز. ويساعد عملاءنا على تعزيز مكانتهم السوقية والمؤسسية وتعميق تواصلهم مع جمهورهم المستهدف.
أهمية خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات
- الفعاليات من أهم الأعمال التي تشغل أجندة أبرز الجهات الرسمية والخاصة على المستوى الدولي.
- الإدارة الجيدة للفعاليات تساهم في توصيل رسالة المؤسسة وأهدافها للجمهور المستهدف.
- التنظيم الجيد للفعاليات ركيزة أساسية لتعزيز العلاقات بين المؤسسة وجمهورها الداخلي والخارجي.
- التنظيم المحكم للفعاليات فرصة متميزة للتفاعل المباشر مع الجمهور المستهدف.
- التنظيم المتميز للفعاليات يساهم في التسويق المباشر للمؤسسة.
منهجية سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media في “تنظيم وإدارة الفعاليات”
تستند خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات في سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media لنظم علمية وتطبيقية متطورة تتواءم مع ظروف العملاء وجمهورهم المستهدف. بما يساعد في تحقيق أهدافهم الإعلامية والتسويقية. وتتضمن منهجية العمل لدينا:
- التركيز على تحديد الأهداف والجمهور بدقة:
- تحديد الأهداف بدقة أحد أساسيات نجاح الفعاليات الجماهيرية.
- تحديد الأهداف بدقة نقطة البداية في تنظيم حدث منظم ومتكامل.
- تحديد الجمهور المستهدف وشرائحه المختلفة ركن رئيس في التخطيط للفعاليات وإنجاحها.
- التفرد والتميز:
- تجنب الوسائل والأفكار النمطية السائدة في تنظيم الفعاليات الجماهيرية والأحداث الكبرى.
- تطوير أساليب جديدة وفعالة في التنظيم والإدارة والتسويق وأرشفة الحدث. مثل: التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي والأرشفة الإلكترونية.
- تبني أفضل الطرق التنظيمية والترويجية يعمق من قوة الروابط بين عملائنا وجمهورهم المستهدف.
- تدعم خدماتنا لتنظيم وإدارة الفعاليات أطيافاً متنوعة من الآليات التنفيذية والتسويقية.
- التنوع والشمولية:
- خدمات تنظيم وإدارة الفعاليات لدينا ذات مجال واسع تتميز بتنوع الأدوات والتقنيات والبرامج.
- تضم خدماتنا الخدمات الفرعية كافة ذات الصلة بالخدمة الرئيسة. مثل: تنظيم حفل الافتتاح وإدارة العلاقات مع كبار الضيوف والترويج الإعلامي والإلكتروني وغيرها.
- يتوافر لدى فريقنا الكثير من الإداريين والفنيين والإعلاميين والمسوقين المتخصصين في كافة مجالات إدارة الفعاليات وتنظيمها.
- التنوع في الأدوات التنفيذية والتسويقية والإعلامية يضمن تحقيق أقصى استفادة للعملاء من الآفاق والإمكانيات العديدة التي يتيحها التنظيم الجيد والمتكامل للفعاليات.
أبرز خدمات سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media في “تنظيم وإدارة الفعاليات”
تتوافر سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media على خدمات فرعية متنوعة ضمن خدمة تنظيم وإدارة الفعاليات. وذات فعالية كبرى تضمن لعملائنا توفير منتج نهائي عالي الجودة يتناسب مع الجمهور المستهدف من الفعالية. وتستند جميعها على مناهج علمية وآليات تقنية متكاملة. توجه بأكملها لتحقيق أقصى استفادة من الأدوات والتقنيات المتاحة في تحقيق الأهداف التي يسعى إليها عملاؤنا من تنظيم الفعاليات المختلفة. وتعزيز التواصل مع الجمهور. وبالتالي تحقيق الريادة والتميز في المجال، ونستعرض في السطور التالية أبرز الخدمات الفرعية التي تدرج ضمن خدمات “تنظيم وإدارة الفعاليات” وتتسق مع أهداف العملاء الإعلامية والتسويقية. وتشمل هذه الخدمات:
إعداد / تصميم ملف الفعالية
- الإعداد الجيد للفعالية بدءاً من صياغة التصور الأولي لسير الحدث وحتى التنفيذ النهائي.
- تصميم خطة الفعالية وتقديم مخطط زمني تفصيلي للعملاء.
- توضيح مجمل مهام فريق العمل والأهداف المطلوب تحقيقها من الحدث.
التجهيزات الفنية للقاعة الرئيسة الفعالية
- تصميم خطة التجهيزات الفنية لكافة المعدات والأدوات المطلوبة للفعالية.
- توفير خدمات تأجير القاعات والمعدات الصوتية ومعدات الإضاءة وغيرها.
- تجهيز القاعة الرئيسة للفعالية بأحدث أجهزة الإضاءة والصوت والعرض ذات الجودة المتميزة.
- توفير فنيي الصوت والإضاءة طوال فترة الفعالية لضمان تدارك أي خلل فيها.
- تصميم وتنفيذ ديكور القاعة الرئيسة بما يتناسب مع هوية الفعالية.
- تجهيز المنصة الخاصة بالمنبر والمقاعد والطاولات واللوحات الاسمية وغيرها.
التجهيزات الفنية لمسرح الفعالية
- تجهيز خشبة المسرح بآلية احترافية كي تتحمل العمل الشاق والأوزان الثقيلة.
- توفير أجهزة عالية الجودة للتحكم في الصوت والإضاءة:
- تركيب أنظمة صوتية وربطها بكافة أنحاء القاعة.
- توفير مكبرات صوت وميكروفونات سلكية ولا سلكية داخل المسرح.
- توفير نظم إضاءة من كشافات احترافية وأبراج وهراسات ووحدة التحكم وغيرها.
- تجهيز المسرح بأجهزة بث إشارات وموجات عالية الوضوح للعرض على الشاشات.
- تجهيز منصة كبار المتحدثين على جانب المسرح بتصميم يتناسب مع هوية الفعالية.
- توفير مقاعد أنيقة لكبار الضيوف وطاولة فاخرة مجهزة بلوحات اسمية وميكروفونات وكافة الإكسسوارات الأخرى.
إنتاج وتصميم ديكورات المعرض المصاحب للفعالية
- توفير خدمة تصميم وتنفيذ معارض مصاحبة للفعالية.
- تصميم وتنفيذ ديكورات الأجنحة الخاصة بالفعالية بحسب رغبة العميل.
- توفير طاولات ومقاعد للجناح الواحد للمعرض وكافة الأجهزة الكهربائية وأدوات الإضاءة.
- توفير خدمات لوجستية أخرى مثل: تدشين الأجنحة وتصميم الأرضيات ومراسم الافتتاح وخدمات ما بعد انتهاء المعرض.
تنظيم المؤتمر الصحافي للفعالية
- الإشراف على المؤتمر الصحافي الخاص بالترويج للفعالية.
- تجهيز قاعة المؤتمر بالأدوات الفنية اللازمة لنجاح المؤتمر.
- توفير المادة الصحافية للمؤتمر ونشرها في وسائل الإعلام المختلفة.
- توفير وجبات غذائية لحضور المؤتمر مع مشروبات ساخنة وباردة.
تنظيم حفل افتتاح الفعالية
- توفير كافة خدمات تنظيم حفل افتتاح الحدث. ومنها: الكلمات الرئيسة لكبار الضيوف وعرض الأفلام الدعائية وتكريم الرعاة والمتحدثين والتقاط الصور التذكارية.
- توفير نخبة مختارة من الإعلاميين المتمرسين في الحوار وإدارة وتنسيق الفقرات المختلفة. سواء لحفل الافتتاح أو لباقي برنامج الفعالية.
- إمكانية إضافة بنود أخرى لبرنامج الحفل بحسب رغبة العملاء مثل: الألعاب النارية والليزر بالنسبة للفعاليات الخارجية.
إنتاج وتنفيذ المطبوعات والإعلانات الترويجية للفعالية
- توفير باقة متميزة من تصميم وتنفيذ خدمات المطبوعات مثل: دعوات الحضور والإعلانات الترويجية وغيرها.
- تصميم مطبوعات الفعالية المختلفة بحسب هوية القائمين عليها وبأكثر من لغة.
- تصميم مطبوعات الهوية للفعالية وتتضمن شعار الحدث والمؤسسة المنظمة والرعاة.
- تصميم وطباعة كتاب الفعالية الرئيس والذي يحتوي على جميع تفاصيل الفعالية ومكانها وزمانها.
- تصميم وطباعة كتاب الفعالية التوثيقي والذي يشمل جميع أوراق العمل داخل الحدث.
- توزيع مطبوعات الفعالية على المدعوين من مؤسسات عامة وخاصة وشخصيات بارزة.
- تصميم وتنفيذ حملة دعائية ضخمة لتسويق الفعالية بأحدث الآليات المبتكرة وبهوية المؤسسة.
- توفير مجموعة من اللافتات الإرشادية للفعالية في الأماكن المناسبة للجمهور المستهدف.
- مخاطبة المؤسسات والجهات الحكومية والخاصة لجذب مجموعة من الرعاة وفقاً لشروط المؤسسة صاحبة الحدث.
- تصميم صفحة خاصة بالفعالية عبر مواقع التواصل الاجتماعي الشهيرة.
- طباعة وتوزيع شهادات الحضور على جميع المشاركين عبر البريد السريع.
- إرسال خطابات شكر لجميع المؤسسات المشاركة في الحدث بعد انتهاء الفعالية.
إدارة شؤون ضيوف الفعالية
- تصميم ركن خاص باستقبال المشاركين في الفعالية لدى وصولهم.
- توزيع المطبوعات الخاصة بالفعالية والهدايا التذكارية بهويتها وشعارها والجهات الراعية على الضيوف.
- تخصيص صالة لتقديم وجبات غداء أو عشاء لجميع الضيوف المشاركين في الفعالية.
- تخصيص وجبات خفيفة ومشروبات ساخنة ومثلجة خلال فترات الاستراحة.
- توفير مجموعة من الجولات السياحية للضيوف مع ضمان أعلى مستوى من جودة الخدمات.
التواصل مع كبار الشخصيات
- تقديم خدمات التواصل مع الشخصيات رفيعة المستوى مثل: ترتيب حجوزات السفر والفنادق واستقبال المتحدثين وكبار الشخصيات.
- توفير مركبات فاخرة لنقل أبرز الضيوف من مكان الفعالية وإليه.
- تنظيم مآدب غداء وعشاء فاخرة لكبار الحضور خلال أيام الفعالية.
- توزيع دروع التكريم التذكارية على كبار المتحدثين وضيوف الفعالية.
الترجمة الفورية لأنشطة الفعالية
- توفير تقنيات الترجمة الفورية للغات التي سيتم التحدث بها خلال الفعالية.
- تجهيز غرف الترجمة تقنياً وفنياً مع فريق من المترجمين على درجة عالية من الكفاءة والاحترافية.
- تزويد حضور الفعالية بأحدث أجهزة الترجمة الفورية لأنشطة الفعالية.
- توفير أحدث معدات الإرسال والاستقبال وكبائن الترجمة الفورية التي تحتوي على ميكروفون ومكبر صوت مدمج. إضافةً إلى شاشة عرض بيانية LCD وسماعات رأسية مزدوجة.
التوثيق والأرشفة والبث المباشر
- توفير خدمات النشر الإعلامي لأحداث الفعالية أولاً بأول. والتوثيق التام لفعالياتها كافةً بحيث تتضمن هذه الخدمات:
- إرسال نسخ من الصور وفيلم الفعالية وتوزيع كتاب الفعالية وصورها على جميع المؤسسات ذات العلاقة.
- إصدار تقارير إعلامية ورقمية تحتوي على جميع الأخبار والتعليقات والمقابلات والتغطيات الصحافية والإعلامية. فضلاً عن جميع ما نُشر وكُتب عن الفعالية في جميع وسائل الإعلام.
- التواصل مع المؤسسات الإعلامية المختلفة لنقل أنشطة الفعالية إلى الشاشات الرئيسة داخل القاعة وخارجها.
- تصوير الفعالية منذ اللحظة الأولى وحتى الختام لأرشفتها إلكترونياً من خلال الأقراص المضغوطة (CDs). ويتم تسليم نسخ منها إلى الجهة المنظمة.
- تسليم تقرير تقييمي للمؤسسة صاحبة الفعالية بشأن مجمل الأنشطة مع آراء المشاركين والملاحظات والمقترحات Evaluation.
مزايا خدمة “تنظيم وإدارة الفعاليات” من سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media
- الشفافية والمرونة:
خدماتنا ذات درجة عالية من الشفافية والمرونة بهدف كسب ثقة العملاء من خلال توفير تنظيم متقن لفعالياتهم. يعتمد على نقاط قوة العلامة التجارية وتطوير نقاط الضعف إلى نقاط تميز يمكن الاستفادة منها. وكذلك تحقيق أقصى استفادة من التقنيات الفنية والتنظيم الإداري المتكامل وإدارة العلاقات العامة. بهدف تعزيز تواصل العملاء مع جمهورهم المستهدف وتحسين الصورة الذهنية لعلاماتهم التجارية وترسيخ سمعتها المؤسسية.
- خدمات متميزة ومتكاملة:
نقدم خدمات متكاملة وشاملة ضمن الخدمة الرئيسة لتنظيم وإدارة الفعاليات. من أجل مساعدة عملائنا على تعميق تواصلهم مع الجمهور المستهدف والترويج لعلاماتهم التجارية وتنمية قاعدة أعمالهم الربحية والتوعوية. وتفعيل الجهود التسويقية للمؤسسة وضمان أقوى وأطول تأثير لها على المدى البعيد. وتتضمن خدماتنا في تنظيم وإدارة الحدث الكثير من الخدمات الفرعية المهمة. مثل: التنظيم الفني والتقني وإدارة شؤون الضيوف وجذب الرعاة والأرشفة. وغيرها من الخدمات ذات الفعالية الكبرى في تحقيق الأهداف التسويقية والترويجية للعملاء.
- تكلفة أقل:
خدماتنا تساعد العملاء على توفير أموالهم من خلال الوصول إلى الجمهور المستهدف بأدوات متنوعة ومتعددة ضمن الفعالية الواحدة. بما يساعد على الترويج الفعال للعلامة التجارية لدى الجمهور وتحقيق الأهداف الإعلامية والتسويقية. سواء كانت إحداث تأثير معين على الجمهور أو زيادة قاعدة هذا الجمهور وبناء ولائه للعلامة. وتحسين الصورة الذهنية للعملاء وغيرها من الأهداف الإعلامية والتسويقية دون المبالغة في التكاليف. فنحن نقدم أفضل الباقات المتنوعة لتنظيم وإدارة الفعاليات المهمة لتلبية احتياجات عملائنا بأقل سعر وأفضل جودة. ما يضمن الدفع مقابل التكلفة الحقيقية للخدمة فقط دون أي أموال إضافية.
- فريق عمل إبداعي:
تمتلك سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media فريق عمل ضخماً ومبدعاً يضم موظفين على أعلى قدر من المسؤولية والكفاءة والخبرة لإدارة جميع تفاصيل الفعالية. بدايةً من تصميم الملف الأولي وتنظيم دخول الحضور واستضافة المتحدثين والخبراء واستقبال كبار الضيوف. إضافةً إلى تنظيم أنشطة الفعالية والمعارض المصاحبة لها وتصميم وتوزيع المطبوعات. وإدارة جلسات وورش العمل وتوفير وإدارة جميع الخدمات اللوجستية وغيرها. ويتوافر جميعهم على سابقة خبرة عريضة في المجال الإداري والتقني والتسويقي وكل ما له علاقة بتنظيم الفعاليات. بالإضافة إلى سجل أعمال حافل مع الكثير من الجهات رفيعة المستوى العربية والأجنبية. ما يضمن إضافة قيمة تجارية لعملائنا تخدم في النهاية الاستراتيجيات الإعلامية والتسويقية لعلاماتهم التجارية بشتى عناصرها وإدارتها بفعالية حتى تحقق الأهداف المرجوة منها.
- سابقة خبرة عريضة:
سمارت آيديز ميديا Smart Ideas Media مؤسسة إعلامية عريقة ذات خبرة طويلة في الكثير من المجالات. ومنها: تنظيم وإدارة الفعاليات وتجارب كثيرة متميزة مع مئات العملاء. ويعمل هذا الكيان المرموق من أجل تطوير مخرجات الأنشطة الإعلامية والترويجية لعملائها وعلاماتهم التجارية وتعظيمها قدر الإمكان. وتحقيق التأثير المرغوب على الجمهور المستهدف بهدف مواكبة التغيرات المتلاحقة في البيئة الإعلامية والتسويقية ومواجهة تحديات المستقبل. وفي سبيل ذلك تتوافر المؤسسة على سابقة خبرة عريضة تمتد لفترة زمنية طويلة تغطي هذه المجالات كافةً. قام ببنائها فريق عمل متميز من صفوة خبراء التقنية والإعلام والتسويق والعلاقات العامة