كيف يتم تنظيم المؤتمرات بطريقة احترافية

يعتمد تنظيم المؤتمرات على عدد من المهارات والخبرات التي يتم توظيفها في مختلف خطوات عملية التنظيم وإعداد المؤتمر. صحيح أن تلك الخطوات تبدو متماثلة. إلا أن التنظيم المتميز للمؤتمرات يأتي من خلال تنفيذ تلك الخطوات بشكل يختلف عن الآخرين وبمهارية وحرفية وإتقان شديد.

خلال المقال التالي نستعرض تلك الخطوات. وكيفية تنفيذها بشكل مميز. يضمن توفير الوقت والمجهود والمال؛ لإنجاز كل شيء بأفضل شكلٍ. مع تَرْك مجالٍ لتصحيح وتدارك أيّ خطأ يمكن أن تحدث في اللمسات النهائية للمؤتمر.

قبل التنظيم.. كيف تحدد هدف المؤتمر الخاص بك؟

مع اختلاف المؤتمرات من حيث مستوى الحضور أو نوع ما يناقشه. يُعدّ تحديد الهدف أولى الخطوات التي يضعها المنظّمون في الحسبان. ليس فقط كعنوان عريض للمؤتمر بل كتفاصيل دقيقة. وأهداف كميّة محسوبة بالأرقام. مثل تحديد عدد الحضور. وعدد مشاهدات ومتابعات المؤتمر عبر وسائل التواصل وغيرها.

أهداف المؤتمرات يجب أن تكون سهلة القياس بشكل واضح سواء من خلال الأعداد. أو من خلال استطلاعات الرأي التي توضح تأثير المؤتمر في المتابعين. ويتم تحديد الأهداف بالاتفاق مع العميل؛ لكي تصل الأفكار المطلوبة للجمهور المستهدف. بدقة ووضوح. ما يلزم معه إجراء دراسة وافية لاحتياجات العميل.

كيف نستفيد بالتكنولوجيا في تنظيم المؤتمرات؟

لكل مؤتمر متطلباته التكنولوجية التي تهدف إلى إلغاء المهام اليدوية. وتوفير المال والمجهود. حيث يجب على المنظمين الاستعانة ببرامج مثل سكايب لإجراء مكالمات الفيديو بين المنظمين. وبرنامج التريللو لإدارة المهام. مع برنامج خاص بإدارة مؤتمرات لجمع الكلمات ومراجعتها وتسجيل الحضور.

من بين المتطلبات أيضًا: إنشاء موقع إلكتروني كامل على شبكة الإنترنت؛ لعرض وقائع المؤتمر. والإجابة عن أسئلة الزوار. والسماح لهم بالإرسال والتسجيل والتواصل. وهو ما يجعلهم مُتحمّسين للحدث. حيث نوفّر في الموقع فيديوهات مؤثّرة. وتفاصيل دقيقة عن الحدث توضع بالجزء المرئي من الصفحة الرئيسية.

كيف نراعي عامل الوقت في تنظيم المؤتمرات؟

من أهم عوامل الاحترافية في تنظيم المؤتمرات: مراعاة عامل الوقت. فلا يجب التباطؤ في الإعداد. ولا الإسراع دون تركيز. مع إشراك اللجنة المُنظمة قبل وقت مناسب من المؤتمر. وتوزيع المسؤوليات بشكل فردي؛ لضمان تنفيذ أمثل في الوقت الأنسب. وحصول التسويق والترتيبات الإدارية على حقها من الوقت.

هل تحقق المؤتمرات أرباحاً مادية؟

عمومًا. لا تهدف المؤتمرات لجني الأرباح. لكن أيضًا لا مجال للخسارة. وبشكل عام يمكن تحقيق أرباح من خلال الاهتمام بالميزانية. والذي يعتبر جزءاً مهماً من التنظيم. فعلى المنظمين تحديد دخل المؤتمر ونفقاته بدقّة. مع ترك مجال لأيّ تغيير بالميزانية مع انطلاق المؤتمر.

بناءً على ما سبق. يمكن تحقيق أرباح في المؤتمرات من خلال تقليل الإنفاق. بأكثر من وسيلة. منها: الاستعانة بمتطوعين للمساعدة بالمؤتمر نفسه. أو في المهامّ الأصغر بالفترة التي تسبقه. حيث يحصلون على خبرات تساعدهم بحياتهم العمليَّة مقابل العمل بشكل مجانّي أو بأجر رمزيّ.

لا يجب أن يكون تقليل النفقات على حساب أشياء مثل الواي فاي أو المنصة الافتراضية. والتي تحسّن من تجربة الضيوف. أو على حساب اختيار مكان المؤتمر بعناية. فيجب أن يتوافر به غرف تكفي جميع الجلسات الموازية. ووجود مكان مريح للضيوف بأوقات الراحة بين الجلسات. مع الاهتمام بالإضاءة والصوتيات.

أيضًا يجب حساب التكاليف المخفية مثل رسوم انتظار السيارات أو الرعاة أو مساحات العرض أو شبكة الواي فاي. والامتيازات الصغيرة مثل خدمة النقل من وإلى المطار. والشاي والقهوة المجانية. مع تعظيم الموارد من خلال رسوم التسجيل. والحصول على رعاية. وجميعها أمور قد تصبّ بالنهاية بخانة الأرباح.

ما هي معايير اختيار المتحدثين بالمؤتمرات؟

يجب مراعاة انتقاء المتحدثين في المؤتمرات؛ باعتبارهم أبطال الحدث؛ حيث يتم دعوة مجموعة متنوّعة من الباحثين. بمستويات متنوّعة. تبدأ بخبراء في المجال نفسه. وتنتهي بصغار الباحثين. الذين يُثْرُون المؤتمر بورقاتهم العلميَّة دون مقابل في أغلب الأحوال.

يجب أيضًا الحفاظ على التوازن بين الجنسين عند دعوة المتحدّثين بالمؤتمرات. والتأكُّد من وجود خطة بديلة في حالة قيام المتحدّث بالإلغاء أو الاعتذار في اللحظة الأخيرة. والاستفادة من المدعوين في التَّرويج للمؤتمر. بعمل وَسْم باسم المؤتمر على وسائل التواصل الاجتماعيّ المختلفة.

ما هي إمكانيات الاحترافية الترويج للمؤتمرات؟

فيما يتعلق بالترويج؛ يجب استغلال كل الإمكانيات المتاحة؛ حيث تعد الدعاية والترويج العنصر الأهم في التنظيم. وذلك من خلال استغلال منصة البحث العالمية جوجل وتحسين إمكانية الوصول للمؤتمر من خلالها. مع تشغيل حملات ترويجية بوسائل الاعلام حتى يوم المؤتمر نفسه لتحقيق أقصى استفادة ممكنة.

تتميز المؤتمرات الاحترافية بقدرتها على جذب انتباه الجمهور؛ من خلال إثارة بعض الضجيج للمؤتمر. والأفكار التي يطرحها؛ من خلال إرسال بعض الرسائل القوية عبر الإنترنت وحملات الصحف. ونشر مُقابلات صحفية. وصور وبرامج. وإعلانات عن المتحدثين. وما إلى ذلك على موقع المؤتمر وعبر وسائل التواصل.